Διαχείριση Λιστών Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Το περιβάλλον διαχείρισης λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φιλοξενείται στην ιστοσελίδα lists.auth.gr

Για να κάνουμε είσοδο (login) δίνουμε τα στοιχεία του ιδρυματικού μας λογαριασμού στα αντίστοιχα πεδία.

Στην αριστερή πλευρά του παραθύρου μπορούμε να επιλέξουμε την επιθυμητή γλώσσα.

Δημιουργία Λίστας
Για να δημιουργήσουμε μια λίστα επιλέγουμε Δημιουργία Λίστας/Create List.

Μπορούμε να δημιουργήσουμε μια λίστα είτε από ένα νέο πρότυπο είτε χρησιμοποιώντας μια υπάρχουσα λίστα.

 

Δημιουργία λίστας από πρότυπο

  • Στο πεδίο Όνομα Λίστας/List name πληκτρολογούμε το επιθυμητό όνομα.
    Η διεύθυνση της λίστας μας θα έχει το όνομα που θα επιλέξουμε και την κατάληξη @lists.auth.gr.
  • Στον Τύπο λίστας/List type επιλέγουμε  τον τύπο της λίστας:
    στον τύπο Classic1 η εγγραφή στην λίστα είναι ανοιχτή (Subscription is open, with owner notification),
    ενώ στον τύπο Classic2 πρέπει την εγγραφή να την εγκρίνει ο ιδιοκτήτης της λίστας (Subscription with owner approval)
  • Στο πεδίο Θέμα/Subject πληκτρολογούμε το θέμα της λίστας και στο πεδίο Θέματα/Topics επιλέγουμε Aristotle Mailing Lists.
  • Συμπληρώνουμε το πεδίο Περιγραφή/Description και πατάμε Υποβολή αίτησης δημιουργίας/Submit your creation request

Όταν εγκριθεί η αίτηση θα ειδοποιηθούμε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

 

Αντιγραφή Υπάρχουσας Λίστας

  • Από το αναδυόμενο μενού επιλέγουμε μια ενεργή λίστα την οποία θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε ως πρότυπο.
  • Δίνουμε ένα νέο όνομα  στο πεδίο Νέο όνομα λίστας/New list name.
  • Επιλέγουμε αντιγραφή επιλογών λίστας/copy list configuration.

Η λίστα θα δημιουργηθεί  με πρότυπο την λίστα που έχουμε επιλέξει. Όταν εγκριθεί η αίτηση θα ειδοποιηθούμε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

 

Προσθήκη/Αφαίρεση Συνδρομητή
  • Από το κεντρικό μενού επιλέγουμε Λίστες/Lists of lists
  • Εντοπίζουμε την λίστα που μας ενδιαφέρει και επιλέγουμε Συνδρομητές/Subscribers

Προσθήκη Συνδρομητή

  • Στο πεδίο Προσθήκη Χρήστη/Add a user πληκτρολογούμε το email του χρήστη που θέλουμε να προσθέσουμε στην λίστα και πατάμε Προσθήκη/Add
  • Aν δεν επιθυμούμε να λάβει ο χρήστης αυτοματοποιημένο μήνυμα που θα τον ενημερώνει για την προσθήκη της διεύθυνσής του στη λίστα επιλέγουμε το κουτάκι Αθόρυβα/quiet
  • Επιλέγοντας Πολλαπλή προσθήκη/Multiple add μπορούμε να προσθέσουμε πολλές διευθύνσεις ταυτόχρονα έχοντας παράλληλα τη δυνατότητα να γίνει Αθόρυβα/quiet

Διαγραφή Συνδρομητή

  • Επιλέγουμε από τα αριστερά τα emails προς διαγραφή από την λίστα και πατάμε Διαγραφή Επιλεγμένων Διευθύνσεων/Delete selected email addresses
  • Aν δεν επιθυμούμε να λάβει ο χρήστης αυτοματοποιημένο μήνυμα που θα τον ενημερώνει για την διαγραφή της διεύθυνσής του από τη λίστα επιλέγουμε το κουτάκι Αθόρυβα/quiet

 

Δυνατότητα Διαγραφής Συνδρομητή

 

Ορισμός υποσέλιδου

Μπορούμε να θέσουμε ένα υποσέλιδο (footer) στα μηνύματα που αποστέλλονται για να ενημερώνουμε τους συνδρομητές πως μπορούν να διαγραφούν από τη λίστα.

  • Στη λίστα επιλέγουμε από τα αριστερά Διαχείριση/ Admin στη συνέχεια Προσαρμογή/ Customizing και Επεξεργασία/ Edit στο πεδίο Υποσέλιδο μηνύματος/ Message footer

Στοπ πεδίο που εμφανίζεται:

  • Αν οι χρήστες μπορούν να διαγραφούν μόνοι τους μπορούμε να γράψουμε ένα μήνυμα της μορφής:
    "Αν δεν επιθυμείτε πλέον να λαμβάνετε μηνύματα από αυτήν τη λίστα ακολουθείστε τον σύνδεσμο https ://lists.auth.gr/sympa/signoff/xxx"
    Ο σύνδεσμος για να διαγραφεί κάποιος από την λίστα είναι https ://lists.auth.gr/sympa/signoff/xxx όπου xxx βάζουμε το όνομα της λίστας.
  • Αν δεν επιθυμούμε οι συνδρομητές να έχουν την δυνατότητα να διαγράψουν τον εαυτό τους από τους συνδρομητές της λίστας μπορούμε να γράψουμε ένα μήνυμα της μορφής:
    "Αν δεν επιθυμείτε πλέον να λαμβάνετε μηνύματα από αυτήν τη λίστα στείλτε μήνυμα στην διεύθυνση xxx @xxx.xxx"

Ορισμός τρόπου διαγραφής

Για να ορίσουμε αν θα είναι ανοιχτή στους συνδρομητές η δυνατότητα διαγραφής ή μόνο ο διαχειριστής της λίστας θα μπορεί να διαγράφει συνδρομητές:

  • Επιλέγουμε Διαχείριση/ Admin στην συνέχεια Διαμόρφωση Λίστας/ Edit List Config και Προνόμια/ Privileges.
  • Στο πεδίο Ποιος μπορεί να διαγραφεί από τη λίστα/ Who can unsubscribe (unsubscribe) μπορούμε να επιλέξουμε αν η διαγραφή θα είναι:
    - ανοιχτό (open) ή ανοιχτό με επιβεβαίωση μηνύματος, ειδοποιείται ο ιδιοκτήτης (open_notify)
    - αδύνατο (closed) δηλαδή μόνο ο διαχειριστής μπορεί να διαγράφει

Δυνατότητα Αποστολής Μηνυμάτων
  • Από το κεντρικό μενού επιλέγουμε Λίστες/Lists of lists
  • Εντοπίζουμε την λίστα που μας ενδιαφέρει και επιλέγουμε Διαμόρφωση Λίστας/Edit List Config

 

Στην συνέχεια επιλέγουμε Ρύθμιση Αποστολής- Λήψης/Sending- Receiving setup

 

Στο πεδίο Ποιος μπορεί να στείλει μηνύματα/Who can send messages από την αναπτυσσόμενη λίστα επιλέγουμε ποιοι χρήστες θα έχουν την δυνατότητα να αποστείλουν μηνύματα:

  • Restricted to subscribers
    Μόνο οι παραλήπτες της λίστας μπορούν να αποστέλλουν μηνύματα
    Τα μηνύματα αποστέλλονται απευθείας χωρίς να απαιτείται επιβεβαίωση
  • Public
    Δημόσια λίστα που μπορεί να στείλει ο καθένας
    Τα μηνύματα αποστέλλονται απευθείας χωρίς να απαιτείται επιβεβαίωση
     
  • Moderated, even for moderators
    Η αποστολή μηνυμάτων απαιτεί έγκριση από το διαχειριστή της λίστας
    Ο διαχειριστής λαμβάνει μήνυμα (όπως φαίνεται παρακάτω) για να εγκρίνει την αποστολή του μηνύματος στους συνδρομητές/ μέλη της λίστας

Αποστολή μηνυμάτων

Για να στείλουμε ένα μήνυμα σε μία λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου η οποία απαιτεί έγκριση από τον διαχειριστή:

  1. Στέλνουμε το επιθυμητό μήνυμα στη λίστα που θέλουμε.
    Mπορούμε να ρυθμίσουμε μία διεύθυνση απάντησης στην οποία μπορούν να απαντούν οι παραλήπτες στο πεδίο Reply-To
  2. Στη συνέχεια θα λάβουμε ένα μήνυμα έγκρισης για να εγκρίνουμε την αποστολή του μηνύματος στους παραλήπτες της λίστας. Το μήνυμα έχει την μορφή που φαίνεται παρακάτω.
  3. Επιλέγουμε τον δεύτερο σύνδεσμο που υπάρχει στο μήνυμα. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο μηνύματος στο οποίο απλά επιλέγουμε Αποστολή χωρίς να κάνουμε κάποια επιπλέον ενέργεια.

 
Με εικόνες