Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων - docs.auth

Σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων για το προσωπικό του ΑΠΘ (docs)
Κατηγορία 

Το σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων docs.auth.gr του ΑΠΘ εξυπηρετεί τις διοικητικές και ακαδημαϊκές μονάδες του ΑΠΘ.

Οι γενικές λειτουργίες για τον οργανισμό του ΑΠΘ είναι:

  • να αποτελεί το ασφαλές αποθετήριο εγγράφων για κάθε μονάδα, με δυνατότητες πρωτοκόλλησης εισερχομένων και εξερχομένων, παρακολούθησης των τροποποιήσεων του εγγράφου πριν και μετά την ηλεκτρονική υπογραφή του, αναζήτησης εγγράφου είτε με κατηγορίες και λήμματα είτε με λέξεις κλειδιά από το περιεχόμενο του
  • να διευκολύνει τη διακίνηση των εγγράφων μεταξύ των μονάδων, με παρακολούθηση κατάστασης μέχρι τη διεκπεραίωση
  • να προτυποποιεί τις διαδικασίες χειρισμού των εγγράφων με εφαρμογή ροών και βημάτων που ανατίθενται στο προσωπικό, σύμφωνα με τους ρόλους που του έχουν αποδοθεί
  • να τηρεί ενημερωμένο κατάλογο του προσωπικού και τοποθέτησής του στο οργανόγραμμα, με δυναμική ενημέρωση από το πληροφοριακό σύστημα της Διεύθυνσης Προσωπικού και την Πανεπιστημιακή Υπηρεσία Καταλόγου (ΠΥΚΑ)

 

Το σύστημα βασίζεται σε ανοιχτό λογισμικό και επιτρέπει την ανάπτυξη διαδικασιών με βάση τις ανάγκες του οργανισμού. Οι βασικές διαδικασίες που έχουν αναπτυχθεί μέχρι σήμερα περιγράφονται παρακάτω.

 

Για οποιοδήποτε μέλος του προσωπικού (μέλη ΔΕΠ, μόνιμοι, συμβασιούχοι):

  • Υποβολή αιτήματος στη μονάδα του. Οποιοδήποτε χρήστης του συστήματος έχει τη δυνατότητα να ανεβάσει έγγραφο και να το καταθέσει ως αίτημα προς την ακαδημαϊκή μονάδα του. Ο Γραμματέας της μονάδας ειδοποιείται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε νέα αίτηση και όταν ολοκληρωθεί η διεκπεραίωση του, η απάντηση/ενημέρωση επιστρέφει στον αρχικό χρήστη που έκανε το αίτημα.
  • Υποβολή αιτήματος προς το Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης. Οποιοδήποτε χρήστης του συστήματος έχει τη δυνατότητα να ανεβάσει έγγραφο και να το καταθέσει ως αίτημα προς το Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης (ΤΠΔ) της κεντρικής Διοίκησης. Ο υπεύθυνος του ΤΠΔ το δρομολογεί στις αρμόδιες υπηρεσίες της Διοίκησης που εξυπηρετούν την αίτηση και όταν ολοκληρωθεί η διεκπεραίωση του, η απάντηση/ενημέρωση επιστρέφει στον αρχικό χρήστη που έκανε το αίτημα.
  • Λήψη κοινοποιήσεων από τη μονάδα του.

 

Για το προσωπικό των Μονάδων (Γραμματείες ακαδημαϊκών μονάδων, υπάλληλοι διοικητικών μονάδων): 

  • Ηλεκτρονική πρωτοκόλληση διοικητικών εγγράφων Μονάδας με την είσοδο του εγγράφου στον φάκελο Εισερχομένων της, με δυνατότητα ετήσιας αρίθμησης ανά ακαδημαϊκό έτος, ενώ επιτρέπει την παρακολούθηση του εγγράφου από το προσωπικό μέχρι την διεκπεραίωσή του. Αντίστοιχα, επιτρέπει την πρωτοκόλληση εξερχομένων εγγράφων της Μονάδας. Το αρχείο που τηρείται επιτρέπει κατηγοριοποίηση σε φακέλους και διάφορες μεθόδους αναζήτησης. 
  • Διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων σε ανεξάρτητο χώρο για κάθε Μονάδα όπου έχουν κοινή πρόσβαση μόνο τα μέλη της, είτε για απλή επισκόπηση, είτε για συνεργασία.
  • Ανταλλαγή εγγράφων (για παράδειγμα υπηρεσιακά σημειώματα) μεταξύ μονάδων που τα ανταλλάσουν ηλεκτρονικά μέσω του συστήματος, ενώ οι υπεύθυνοι ειδοποιούνται σχετικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  • Κοινοποίηση εγγράφων, σε ομάδες μελών της Μονάδας τους.
Προϋποθέσεις

Πρόσβαση στην υπηρεσία έχουν τα μέλη ΔΕΠ, το μόνιμο προσωπικό και συμβασιούχοι έργου. Η είσοδος στην υπηρεσία γίνεται με τα στοιχεία του ιδρυματικού λογαριασμού χρήστη του ΑΠΘ.

Οδηγίες

Η υπηρεσία φιλοξενείται στην ιστοσελίδα http://docs.auth.gr.

Οι χρήστες του συστήματος αποκτούν έναν από τους δύο ρόλους, ανάλογα με το αν εμφανίζονται ως Υπάλληλοι ή ως Προϊστάμενοι Μονάδας στο πληροφοριακό σύστημα της Διεύθυνσης Προσωπικού και την Πανεπιστημιακή Υπηρεσία Καταλόγου (ΠΥΚΑ):  

  • Ο απλός χρήστης έχει τη δυνατότητα μέσα από μια σειρά απλών βημάτων να συντηρεί τα προσωπικά του αρχεία εντός του συστήματος, να αποστέλλει έγγραφα αιτήματα είτε στη μονάδα του είτε στο Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης, να έχει πρόσβαση σε κοινόχρηστα αρχεία της μονάδας του ή σε κοινοποιήσεις αρχείων. 
  • Ο υπεύθυνος διαχείρισης έχει τη δυνατότητα να οργανώνει τη δομή των φακέλων της μονάδας, να ορίζει δικαιώματα πρόσβασης ανά φάκελο, να κοινοποιεί έγγραφα σε μέλη ή ομάδες μελών, να συντηρεί το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων.

 

Στο σύνολο των παραπάνω ενεργειών οι χρήστες ειδοποιούνται μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν συνδέσμους πρόσβασης στα σχετικά έγγραφα του συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Οδηγίες χρήσης και διαχείρισης θα βρείτε στα εγχειρίδια αυτής της ιστοσελίδας.