Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων

Σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων για το προσωπικό του ΑΠΘ
Κατηγορία 

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων (ΣΔΕ) του ΑΠΘ βασίζεται στο ανοιχτό λογισμικό Alfresco και η χρήση του συστήματος είναι δυνατή για όλες τις διοικητικές και ακαδημαϊκές μονάδες του ΑΠΘ.

Στις βασικότερες λειτουργίες του περιλαμβάνονται:

  • Υποβολή αιτημάτων μέλους τη μονάδα του. Οποιοδήποτε μέλος του συστήματος έχει τη δυνατότητα να αιτηθεί αίτημα προς τη μονάδα του. Ο γραμματέας ειδοποιείται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με νέες αιτήσεις ενώ η τελική απάντηση προωθείται αυτόματα στον τελικό χρήστη.
  • Υποβολή αιτημάτων μέλους προς το Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης ΑΠΘ. Το σύστημα υποστηρίζει ειδική διαδικασία για την εξυπηρέτηση αιτήσεων χρηστών από το Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης ΑΠΘ το οποίο εξυπηρετεί την αίτηση, το σύστημα ενημερώνει το χρήστη σχετικά με την πορεία της αίτησης ενώ η τελική απάντηση προωθείται αυτόματα στον τελικό χρήστη.
  • Συνεργατική χρήση και διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Κάθε μονάδα διαθέτει το δικό της χώρο στον οποίο έχουν πρόσβαση μόνο τα μέλη της μονάδας τα οποία συγχρονίζονται αυτόματα με βάση τα δεδομένα που συντηρούνται στο κεντρικό Σύστημα Μηχανοργάνωσης της διοίκησης.
  • Ηλεκτρονική πρωτοκόλληση διοικητικών εγγράφων Μονάδας ΑΠΘ εφόσον ζητηθεί να χρησιμοποιηθεί ως εφαρμογή πρωτοκόλλου. Κάθε μονάδα έχει τη δυνατότητα να συντηρεί το δικό της αυτόνομο πρωτόκολλο εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων με δυνατότητα αρχικοποίησης αρίθμησης κατά την έναρξη του έτους.
  • Ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ των μονάδων ΑΠΘ. Οι μονάδες που συμμετέχουν στο σύστημα έχουν τη δυνατότητα να ανταλλάσουν ηλεκτρονικά έγγραφα μέσω του συστήματος ενώ οι υπεύθυνοι ειδοποιούνται σχετικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Προϋποθέσεις

Πρόσβαση στην υπηρεσία έχουν τα μέλη ΔΕΠ, το μόνιμο προσωπικό και συμβασιούχοι έργου. Η είσοδος στην υπηρεσία γίνεται με τα στοιχεία του ιδρυματικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οδηγίες

Οι χρήστες του συστήματος είναι είτε απλά μέλη είτε υπεύθυνοι διαχείρισης όπως ορίζονται στο κεντρικό Σύστημα Μηχανοργάνωσης της διοίκησης ως προϊστάμενοι των μονάδων.  

  • Οι απλοί χρήστες έχουν τη δυνατότητα μέσα από μια σειρά απλών βημάτων να συντηρούν προσωπικά αρχεία εντός του συστήματος, να αποστέλουν έγγραφα αιτήματα είτε στη μονάδα τους είτε στο Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης, να έχουν πρόσβαση σε κοινοποιήσεις αρχείων. 
  • Οι υπεύθυνοι διαχείρισης έχουν τη δυνατότητα να οργανώνουν τη δομή των φακέλων της μονάδας, να ορίζουν δικαιώματα πρόσβασης ανά φάκελο, να κοινοποιούν έγγραφα σε μέλη ή ομάδες μελών, να συντηρούν ηλεκτρονικό πρωτόκολλο εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων.

Οδηγίες χρήσης και διαχείρισης θα βρείτε στα εγχειρίδια αυτής της ιστοσελίδας.

Στο σύνολο των παραπάνω ενεργειών οι χρήστες ειδοποιούνται μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείο στα οποία περιέχονται ειδικοί σύνδεσμοι για άμεση πρόσβαση στα έγγραφα εντός του συστήματος διαχείρισης εγγράφων.