Πρωτοκόλληση Εξερχομένων Εγγράφων

Ο φάκελος Πρωτόκολλο που βρίσκεται στο αποθετήριο εγγράφων μιας μονάδας αρχικά είναι προσβάσιμος μόνο από τον προϊστάμενο της μονάδας, π.χ. Γραμματέας τμήματος, ο οποίος μπορεί να αποδώσει δικαιώματα πρόσβασης και σε άλλα μέλη της μονάδας του ώστε να διαχειρίζονται από κοινού τα έγγραφα (για την απόδοση δικαιωμάτων διαχειριστή δείτε εδώ).

Τα βήματα της πρωτοκόλλησης ενός εξερχομένου εγγράφου είναι συνοπτικά τα εξής:

  1. Μεταφόρτωση εγγράφου
  2. Καταχώρηση ύπαρξης υπογραφής
  3. Αυτόματη πρωτοκόλληση
  4. Ψηφιακή υπογραφή εγγράφου
  5. Καταχώρηση στοιχείων διεκπεραίωσης
Μεταφόρτωση εγγράφου

Για την πρωτοκόλληση ενός εξερχόμενου εγγράφου, θα πρέπει να τοποθετηθεί ένα έγγραφο από οποιονδήποτε χρήστη του χώρου της μονάδας μέσα στο φάκελο Εξερχόμενα.
Μετά τη μεταφόρτωση του εγγράφου (η διαδικασία μεταφόρτωσης περιγράφεται στο εγχειρίδιο Μεταφόρτωση νέου εγγράφου), το έγγραφο μετακινείται αυτόματα στο φάκελο διεκπεραίωση. Υπάρχουν δύο περιπτώσεις:

  • Το έγγραφο να μη φέρει ψηφιακή υπογραφή
  • Το έγγραφο να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο (σ'αυτήν την περίπτωση το έγγραφο πρωτοκολλείται αυτόματα)
Καταχώρηση ύπαρξης υπογραφής και αυτόματη πρωτοκόλληση
  1. Αν το έγγραφο δεν είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο, ο κάθε διαχειριστής του χώρου λαμβάνει ειδοποίηση μέσω email με θέμα «Νέο εξερχόμενο έγγραφο:». Το email αυτό ενημερώνει για μια εργασία σε εκκρεμότητα. Σε αυτό επιλέγουμε Καταχώρηση ύπαρξης χειρόγραφης υπογραφής.

     
  2. Εναλλακτικά και χωρίς να χρειαστεί να μεταβούμε στα email μας, μπορούμε να προχωρήσουμε στη διεκπεραίωση του εγγράφου μέσα από το ίδιο το περιβάλλον https://docs.auth.gr. Ανοίγουμε το επιθυμητό έγγραφο, επιλέγουμε την ένδειξη Διαδικασίες και κάνουμε κλικ στο όνομα του εγγράφου.

     
  3. Στο παράθυρο που ανοίγει και συγκεκριμένα στο κάτω μέρος, βλέπουμε τις Τρέχουσες εργασίες και επιλέγουμε το μολυβάκι.

     
  4. Στη σελίδα που ανοίγει, επιλέγουμε αν το έγγραφο φέρει ή όχι χειρόγραφη υπογραφή και επιλέγουμε Εργασία Ολοκληρώθηκε.

     

Μετά την ολοκλήρωση της παραπάνω διαδικασίας το έγγραφο αποκτά αυτόματα αριθμό πρωτοκόλλου. Σε περίπτωση που το έγγραφο φέρει χειρόγραφη υπογραφή, θα εμφανιστεί στο έγγραφο πέρα από τον Αριθμό πρωτοκόλλου και η ένδειξη "ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ". Αν δεν έχει χειρόγραφη υπογραφή δεν θα υπάρχει η ένδειξη "ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ".

Σε περίπτωση που το έγγραφο είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο, το συγκεκριμένο βήμα παραλείπεται, το έγγραφο αποκτά αυτόματα αριθμό πρωτοκόλλου και η ροή προχωρά στο βήμα της ψηφιακής υπογραφής.

Ψηφιακή υπογραφή εγγράφου

Το επόμενο βήμα της διαδικασία πρωτοκόλλησης ενός εξερχομένου εγγράφου, περιλαμβάνει τη διαδικασία της Ψηφιακής υπογραφής του από τον Προϊστάμενο της μονάδας.

Ο προϊστάμενος ανοίγει το έγγραφο και το υπογράφει επιλέγοντας Ενέργειες Εγγράφων >Υπογραφή PDF. Θα πρέπει να είναι συνδεδεμένη η ακαδημαϊκή του ταυτότητα και να έχει εγκατασταθεί και το πρόγραμμα Autofirma. Το πρόγραμμα Autofirma μπορούμε να το εγκαταστήσουμε μέσα από το περιβάλλον docs.auth.gr όπως περιγράφεται και στο 1ο βήμα του αντίστοιχου εγχειριδίου. Μετά την υπογραφή του εγγράφου, επιλέγει Εργασία Ολοκληρώθηκε.

 

Διεκπεραίωση

Μετά την ψηφιακή υπογραφή του εγγράφου, λαμβάνουμε ένα email που μας ενημερώνει για την Καταχώρηση στοιχείων διεκπεραίωσης του εγγράφου. Εναλλακτικά και μέσα από τις διαδικασίες του εγγράφου, επιλέγουμε το όνομα του εγγράφου και μεταφερόμαστε κατευθείαν στη συγκεκριμένη ενέργεια οπότε και επιλέγουμε το μολυβάκι.

Στη σελίδα που ανοίγει, συμπληρώνουμε απαραίτητα:

  •     την ημερομηνία διεκπεραίωσης,
  •     το χρήστη που ολοκλήρωσε τη διαδικασία και
  •     τον τρόπο που διεκπεραιώθηκε.

 

Επίσης μπορούμε να επιλέξουμε να αποσταλεί το συγκεκριμένο έγγραφο  στο Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης, στην Κοσμητεία της Σχολής μας καθώς επίσης να αποσταλεί απευθείας σε άλλες μονάδες, σε μεμονωμένους χρήστες ή και σε ομάδες χρηστών.

ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν θέλουμε να επισυνάψουμε και άλλα αρχεία, θα πρέπει να ολοκληρώσουμε την πρωτοκόλληση και μετά μέσα από τις αντίστοιχες διαδικασίες να αποσταλεί το έγγραφό μας.

 

Τέλος, πατάμε στην ένδειξη Εργασία Ολοκληρώθηκε. Μετά την ολοκλήρωση όλων των ενεργειών, το έγγραφο θα μεταβεί αυτόματα από το φάκελο Διεκπεραίωση στο φάκελο Ολοκληρωμένα.

Στοιχεία πρωτοκόλλησης

Ο αριθμός πρωτοκόλλου φαίνεται σε δύο σημεία, είτε στο όνομα του αρχείου είτε στις Ιδιότητες του εγγράφου.

Προσθήκη πληροφοριών σε πρωτοκολλημένο έγγραφο

Μπορούμε να επεξεργαστούμε ένα υπάρχον έγγραφο που έχει πρωτοκολληθεί και να του προσθέσουμε πληροφορίες. Στο έγγραφο επιλέγουμε από το αριστερό μενού Ιδιότητες και στη συνέχεια το μολυβάκι.

 
Με εικόνες