Πρωτοκόλληση Εξερχομένων Εγγράφων

Ο φάκελος Πρωτόκολλο που βρίσκεται στο αποθετήριο εγγράφων μιας μονάδας αρχικά είναι προσβάσιμος μόνο από τον προϊστάμενο της μονάδας, π.χ. Γραμματέας τμήματος, ο οποίος μπορεί να αποδώσει δικαιώματα πρόσβασης και σε άλλα μέλη της μονάδας του ώστε να διαχειρίζονται από κοινού τα έγγραφα (για την απόδοση δικαιωμάτων διαχειριστή δείτε εδώ).

Τα βήματα της πρωτοκόλλησης ενός εξερχόμενου εγγράφου είναι συνοπτικά τα εξής:

  1. Μεταφόρτωση εγγράφου
  2. Ορισμός παραληπτών και παρουσίας χειρόγραφης υπογραφής
  3. Αυτόματη πρωτοκόλληση
  4. Ψηφιακή υπογραφή εγγράφου και αυτόματη αποστολή του εγγράφου
  5. Καταχώρηση στοιχείων διεκπεραίωσης μόνο στην περίπτωση που δεν είχαν οριστεί παραλήπτες στο 2ο βήμα

Το έγγραφο ανάλογα με το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η διαδικασία πρωτοκόλλησης αυτόματα μεταφέρεται στους φακέλους Διεκπεραίωση, Προς υπογραφή και Ολοκληρωμένα του φακέλου Εξερχόμενα.

Μεταφόρτωση εγγράφου

Για την πρωτοκόλληση ενός εξερχόμενου εγγράφου, θα πρέπει να τοποθετηθεί ένα έγγραφο από οποιονδήποτε χρήστη του χώρου της μονάδας μέσα στο φάκελο Εξερχόμενα.
Μετά τη μεταφόρτωση του εγγράφου (η διαδικασία μεταφόρτωσης περιγράφεται στο εγχειρίδιο Μεταφόρτωση νέου εγγράφου), το έγγραφο μετακινείται αυτόματα στο φάκελο Διεκπεραίωση.
Ανοίγουμε το έγγραφο, επιλέγουμε από δεξιά Διαδικασίες και κάνουμε κλικ στο όνομα του.

Ορισμός παραληπτών, παρουσίας χειρόγραφης υπογραφής και αποστολής συνημμένων εγγράφων

Πριν λάβει αριθμό πρωτοκόλλου το έγγραφο πρέπει να ορίσουμε, αν υπάρχουν, παραλήπτες που θα το λάβουν μέσω του docs.auth, αν φέρει χειρόγραφη υπογραφή στην περίπτωση που δεν είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο καθώς και αν θα συνοδεύετε από συνημμένα έγγραφα.

  1. Στο παράθυρο που ανοίγει και συγκεκριμένα στο κάτω μέρος, βλέπουμε τις Τρέχουσες εργασίες και επιλέγουμε το μολυβάκι.
     
  2. Στη σελίδα που ανοίγει, αν το έγγραφο μας δεν ήταν ψηφιακά υπογεγραμμένο θα πρέπει να επιλέξουμε αν φέρει ή όχι χειρόγραφη υπογραφή. Επιπλέον, μπορούμε να επιλέξουμε παραλήπτες του εγγράφου που θα λάβουν το έγγραφο μέσω της εφαρμογής docs.auth αμέσως μόλις υπογραφεί ψηφιακά από τον Γραμματέα. Τέλος μπορούμε να ορίσουμε αν θα αποσταλούν μαζί με το έγγραφο και τα συνημμένα, εφόσον υπάρχουν. Για να προχωρήσουμε επιλέγουμε Εργασία Ολοκληρώθηκε.

Μετά την ολοκλήρωση της παραπάνω διαδικασίας το έγγραφο αποκτά αυτόματα αριθμό πρωτοκόλλου. Σε περίπτωση που το έγγραφο φέρει χειρόγραφη υπογραφή, θα εμφανιστεί στο έγγραφο πέρα από τον Αριθμό πρωτοκόλλου και η ένδειξη "ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ". Αν δεν έχει χειρόγραφη υπογραφή δεν θα υπάρχει η ένδειξη "ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ".

Σε περίπτωση που το έγγραφο είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο, το παραπάνω βήμα περιέχει μόνο πεδία για να οριστούν οι παραλήπτες του.

Η ροή προχωρά στο βήμα της ψηφιακής υπογραφής από τον Προϊστάμενο ενώ το έγγραφο έχει μεταφερθεί στον υποφάκελο Προς υπογραφή του φακέλου Εξερχόμενα. Ο Προϊστάμενος μπορεί να βρίσκει εκεί πάντα τις εκκρεμότητες του για εξερχόμενα έγγραφα που θέλουν υπογραφή.

Προσθήκη συνημμένων εγγράφων

Εφόσον επιθυμούμε να αποστείλουμε συνημμένα έγγραφα θα πρέπει να τα προσθέσουμε στο εξερχόμενο έγγραφο πριν το υπογράψουμε. Στο έγγραφο επιλέγουμε από το αριστερό μενού Ιδιότητες και στη συνέχεια το μολυβάκι.

 

Στις Ιδιότητες του εγγράφου επιλέγουμε τα έγγραφα που θέλουμε να επισυνάψουμε.

Ψηφιακή υπογραφή εγγράφου

Το επόμενο βήμα της διαδικασία πρωτοκόλλησης ενός εξερχόμενου εγγράφου, περιλαμβάνει τη διαδικασία της Ψηφιακής υπογραφής του από τον Προϊστάμενο της μονάδας.

Ο Προϊστάμενος ανοίγει το έγγραφο και το υπογράφει επιλέγοντας Ενέργειες Εγγράφων >Υπογραφή PDF.

Για να μπορέσουμε να υπογράψουμε θα πρέπει να είναι συνδεδεμένη η ακαδημαϊκή μας ταυτότητα και να έχει εγκατασταθεί στον υπολογιστή μας το πρόγραμμα Autofirma. Το πρόγραμμα Autofirma μπορούμε να το εγκαταστήσουμε μέσα από το περιβάλλον docs.auth.gr όπως περιγράφεται και στο 1ο βήμα του αντίστοιχου εγχειριδίου. Μετά την υπογραφή του εγγράφου, επιλέγουμε Εργασία Ολοκληρώθηκε.

ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν στο προηγούμενο βήμα "Ορισμού παραληπτών και παρουσίας χειρόγραφης υπογραφής" είχαν οριστεί παραλήπτες τότε αμέσως μετά την υπογραφή το έγγραφο θα διανεμηθεί αυτόματα μέσω της εφαρμογής στους παραλήπτες που ορίστηκαν και η ροή ολοκληρώνεται με αυτόματη καταχώρηση των πληροφοριών διεκπεραίωσης του εγγράφου. Ταυτόχρονα, το έγγραφο μεταφέρεται στον φάκελο Εξερχόμενα>Ολοκληρωμένα. Διαφορετικά, μετά την ψηφιακή υπογραφή ακολουθεί το βήμα που περιγράφεται παρακάτω για χειροκίνητη καταχώρηση στοιχείων διεκπεραίωσης ενώ το έγγραφο μεταφέρεται πίσω στον φάκελο Διεκπεραίωση καθώς υπάρχει εκκρεμότητα.

 

Διεκπεραίωση

Μετά την ψηφιακή υπογραφή του εγγράφου, μέσα από τις διαδικασίες του εγγράφου, μεταφερόμαστε κατευθείαν στην ενέργεια που είναι σε εκκρεμότητα και αφορά στην καταχώρηση των στοιχείων διεκπεραίωσης του εγγράφου.

Στη σελίδα που ανοίγει, συμπληρώνουμε απαραίτητα:

  •     την ημερομηνία διεκπεραίωσης,
  •     το χρήστη που ολοκλήρωσε τη διαδικασία και
  •     τον τρόπο που διεκπεραιώθηκε.

 

Επίσης, μπορούμε να επιλέξουμε να αποσταλεί το συγκεκριμένο έγγραφο στο Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης, στην Κοσμητεία της Σχολής μας καθώς επίσης να αποσταλεί απευθείας σε άλλες μονάδες, σε μεμονωμένους χρήστες ή και σε ομάδες χρηστών.

ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν θέλουμε να σταλούν ταυτόχρονα και άλλα αρχεία ως συνημμένα τότε πριν φτάσουμε σε αυτό το στάδιο, θα πρέπει να έχουμε φροντίσει να τα ορίσουμε ως Συνημμένα στις Ιδιότητες του πρωτοκολλημένου εγγράφου και να επιλέξουμε σε αυτό το βήμα το κουτάκι Να αποσταλούν και τα συνημμένα (αν υπάρχουν).

 

Τέλος, πατάμε στην ένδειξη Εργασία Ολοκληρώθηκε. Μετά την ολοκλήρωση όλων των ενεργειών, το έγγραφο θα μεταβεί αυτόματα από το φάκελο Διεκπεραίωση στο φάκελο Ολοκληρωμένα.

Στοιχεία πρωτοκόλλησης

Ο αριθμός πρωτοκόλλου φαίνεται σε δύο σημεία, είτε στο όνομα του αρχείου είτε στις Ιδιότητες του εγγράφου.

Προσθήκη πληροφοριών σε πρωτοκολλημένο έγγραφο

Μπορούμε να επεξεργαστούμε ένα υπάρχον έγγραφο που έχει πρωτοκολληθεί και να του προσθέσουμε πληροφορίες. Στο έγγραφο επιλέγουμε από το αριστερό μενού Ιδιότητες και στη συνέχεια το μολυβάκι.

 
Με εικόνες