Πρωτοκόλληση

Για να χρησιμοποιηθεί η εφαρμογή docs.auth.gr ως εφαρμογή πρωτοκόλλου προϋπόθεση είναι να έχει προηγηθεί επικοινωνία με το ΚΗΔ και να έχουν γίνει οι απαραίτητες ρυθμίσεις για τη Μονάδα σας.

Ο φάκελος Πρωτόκολλο αρχικά είναι προσβάσιμος μόνο από τον προϊστάμενο της Γραμματείας ο οποίος μπορεί να αποδώσει δικαιώματα πρόσβασης και σε άλλα μέλη της Γραμματείας ώστε να διαχειρίζονται από κοινού τα έγγραφα της μονάδας (για την απόδοση δικαιωμάτων διαχειριστή δείτε εδώ).

Επισημαίνεται ότι η πρωτοκόλληση εγγράφου μπορεί να γίνει μόνο από εξουσιοδοτημένο προσωπικό που διαχειρίζεται το χώρο (ιστοχώρο) μιας μονάδας και θα πρέπει να έχει προηγηθεί επικοινωνία με το ΚΗΔ γι' αυτόν τον σκοπό.

Η διαδικασία προϋποθέτει να τοποθετηθεί ένα έγγραφο από οποιονδήποτε χρήστη του χώρου της μονάδας μέσα στο φάκελο Εισερχόμενα ή Εξερχόμενα της μονάδας εφόσον πρόκειται να πρωτοκολληθεί έγγραφο που είναι εισερχόμενο ή εξερχόμενο αντίστοιχα.
Μετά την μεταφόρτωση του εγγράφου (η διαδικασία μεταφόρτωσης περιγράφεται στην παράγραφο Μεταφόρτωση νέου εγγράφου) στο φάκελο Εισερχόμενα ή Εξερχόμενα, ο κάθε διαχειριστής του χώρου λαμβάνει ειδοποίηση μέσω email με θέμα «Σας έχει ανατεθεί μια εργασία». Το email αυτό ενημερώνει για μια εργασία σε εκκρεμότητα και αφορά στην πρωτοκόλληση. Σε αυτό επιλέγουμε Λεπτομέρειες εργασίας.

 

 

Στη σελίδα που ανοίγει αφού δώσουμε τα στοιχεία του ιδρυματικού μας λογαριασμού, επιλέγουμε Approve για να πρωτοκολληθεί το έγγραφο. Θα δούμε το έγγραφο με τον αριθμό πρωτοκόλλου μέσα στο φάκελο που τοποθετήθηκε αρχικά (εισερχόμενα ή εξερχόμενα).

 

 

Ο αριθμός πρωτοκόλλου φαίνεται σε δύο σημεία, είτε στο όνομα του αρχείου είτε στις Ιδιότητες του εγγράφου.

 
Με εικόνες