Περιγραφή της ροής υπογραφής εγγράφων

Σε αυτό το εγχειρίδιο περιγράφεται η χρήση της ροής Υπογραφής εγγράφων που είναι χρήσιμη όταν το έγγραφο απαιτεί υπογραφές περισσότερων του ενός μελών ΑΠΘ π.χ. συντάκτη, προϊστάμενο μονάδας, διευθυντή τμήματος κτλ.
Έναρξη της ροής υπογραφής

Αφού ανεβάσουμε το έγγραφο στην εφαρμογή docs.auth μέσα σε έναν φάκελο που μας εξυπηρετεί , π.χ. μέσα στον φάκελο Πρωτόκολλο > Συλλογή υπογραφών, κατά την προεπισκόπισή του επιλέγουμε Ενέργειες Εγγράφων > Έναρξη διαδικασίας > Υπογραφή εγγράφων.

Επιλογή υπογραφόντων

Στο παράθυρο που ανοίγει αν θέλουμε συμπληρώνουμε προαιρετικά, κάποιον Τίτλο για την εργασία που θα ξεκινήσει, π.χ. τι αφορά. Στη συνέχεια επιλέγουμε τους υπογράφοντες από το κουμπί Επιλογή.

Για να βρούμε έναν υπογράφοντα είτε πληκτρολογούμε το ιδρυματικό username του είτε το όνομά του. Αφού εντοπίζουμε τον χρήστη που θέλουμε κάνουμε κλικ στο ειδικό σύμβολο προσθήκης +. για να εμφανιστεί στη δεξιά στήλη.

Έχει σημασία η σειρά με την οποία θα προσθέσουμε τους υπογράφοντες καθώς με αυτή τη σειρά θα υπογράψουν το έγγραφο μέσω της ροής.

Με την ολοκλήρωση της προσθήκης των υπογραφόντων επιλέγουμε Έναρξη Διαδικασίας.

Αμέσως εμφανίζεται ένα μήνυμα που μας αναφέρει ότι το έγγραφο έχει αλλάξει τοποθεσία. Αυτό δε σημαίνει ότι δεν υπάρχει στον φάκελο που το τοποθετήσαμε αρχικά. Αν μεταβούμε εκεί το βλέπουμε με το σύμβολο του συνδετήρα επάνω του κι ένα επιπλέον λεκτικό στο όνομά του με τίτλο "Μετάβαση σε".

 

Ενέργειες υπογράφοντα

Ο πρώτος υπογράφοντας λαμβάνει σχετικό email για να υπογράψει το έγγραφο. Το email περιέχει τους υπογράφοντες με τη σειρά που θα πρέπει να υπογράψουν. Αν δεν υπογράψει ο πρώτος, ο επόμενος δεν ενημερώνεται για να υπογράψει.

Επιλέγουμε Αίτημα για να προχωρήσουμε στην υπογραφή του εγγράφου. Εναλλακτικά, αν δε διαβάσουμε το email κάθε εκκρεμότητά μας για υπογραφή είναι στην εφαρμογή docs.auth στην τοποθεσία Τα Αρχεία μου σε κατάλληλο φάκελο με όνομα Προς Υπογραφή.

 

Για να υπογράψουμε το έγγραφο το ανοίγουμε και από τις Ενέργειες εγγράφων επιλέγουμε Υπογραφή PDF. Υπενθυμίζεται ότι για να υπογράψουμε ένα έγγραφο μέσω της εφαρμογής docs.auth θα πρέπει να έχουμε ακολουθήσει τις οδηγίες στην ιστοσελίδα https://it.auth.gr/el/docsSignpdf.

Αφού το έγγραφο υπογραφεί, είτε από το email που λάβαμε επιλέγουμε Αίτημα είτε στην προεπισκόπιση του εγγράφου επιλέγουμε Διαδικασίες και κάνουμε κλικ στη διαδικασία σε εκκρεμότητα.

Στο παράθυρο που ανοίγει πρέπει να επιλέξουμε στις Τρέχουσες εργασίες > Ψηφιακή υπογραφή και στη συνέχεια Ολοκλήρωση. Το έγγραφο θα μεταφερθεί στην τοποθεσία Τα Αρχεία μου > Υπογεγραμμένα έγγραφα. Αν επιλέξουμε Απόρριψη η ροή διακόπτεται και ειδοποιείται ο αρχικός συντάκτης του εγγράφου που ξεκίνησε τη ροή.

 

Αμέσως θα λάβει μήνυμα για υπογραφή ο επόμενος υπογράφοντας αν υπάρχει.

 

Ολοκλήρωση της υπογραφής

Όταν υπογράψουν όλοι οι υπογράφοντες με τη σειρά που καθορίστηκε από τον συντάκτη τότε συντάκτης λαμβάνει σχετικό μήνυμα email.

O συντάκτης μπορεί να παρακολουθεί σε ποιο στάδιο βρίσκεται το έγγραφο αν στο έγγραφο επιλέξει Διαδικασίες > Εργασία σε εκκρεμότητα και δει τις Τρέχουσες εργασίες.

 

 
Με εικόνες