Εξυπηρέτηση αιτήματος από το ΤΠΔ

Οι παρακάτω οδηγίες είναι χρήσιμες για το προσωπικό του Τμήματος Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης (ΤΠΔ) και των υπολοίπων τμημάτων της Κεντρικής Διοίκησης που εξυπηρετούν αιτήματα φυσικών προσωπών και Μονάδων του ΑΠΘ μέσω της εφαρμογής docs.auth.gr. Ταυτόχρονα, μπορεί να χρησιμοποιείται από τμήματα της Κεντρικής Διοίκησης όταν πρόκειται να διακινήσουν έγγραφα εσωτερικά σε άλλα τμήματα μέσω του ΤΠΔ.

Το ΤΠΔ έχει τις εξής δυνατότητες όταν υποδέχεται ένα έγγραφο μέσω της εφαρμογής docs.auth.gr:

  • να προωθήσει το αίτημα για εξυπηρέτηση σε κάποιο άλλο Τμήμα της Διοίκησης (μπορεί να προωθηθεί ΜΟΝΟ σε ένα Τμήμα γι'αυτό το λόγο κάθε έγγραφο πρέπει να περιέχει ένα αίτημα και να μην είναι πολλαπλό),
  • να κοινοποιήσει το έγγραφο σε όσα Τμήματα της Διοίκησης απαιτείται για γνωστοποίηση,
  • να απαντήσει απευθείας στον αιτούντα με επισύναψη του απαιτούμενου εγγράφου ή παραθέτοντας μόνο σχόλια για το αίτημα,
  • να μην κάνει κάποια ενέργεια και να απορρίψει το αίτημα.

Ειδικά, στην περίπτωση που η διαδικασία ξεκινά από τμήμα της Κεντρικής Διοίκησης τα metadata του εγγράφου του τμήματος αυτού ενημερώνονται με τα στοιχεία πρωτοκόλλησης που θα προκύψουν όταν το ΤΠΔ προωθήσει για διεκπεραίωση το έγγραφο αυτό.

Λήψη αιτήματος από το ΤΠΔ και επιλογή μονάδων χρέωσης
  1. Κάθε φορά που ένα φυσικό πρόσωπο ή μία Μονάδα (Γραμματεία ακαδημαϊκού τμήματος ή τμήμα της Κεντρικής Διοίκησης) του ΑΠΘ αποστέλλει αίτημα/έγγραφο στο ΤΠΔ για διεκπεραίωση ο Προϊστάμενος στο ΤΠΔ λαμβάνει σχετικό ενημερωτικό email. Το email περιέχει ένα σύνδεσμο για την επιλογή μονάδων χρέωσης και κοινοποίησης του εγγράφου.

     
  2. Στο παράθυρο που ανοίγει μπορούμε να επιλέξουμε αν χρειάζεται:
    - τη Μονάδα χρέωσης που είναι η μονάδα η οποία θα χειριστεί το αίτημα και πιθανόν να απαντήσει με ένα εξερχόμενο έγγραφο. Η Μονάδα χρέωσης μπορεί να είναι μόνο μία.
    - τις Μονάδες Κοινοποίησης όπου θα αποσταλεί το έγγραφο για κοινοποίηση.
    (Αν το αίτημα είναι λάθος επιλέγουμε Reject κι ενημερώνουμε τον αιτούντα). Προσθέτοντας κάποιο σχόλιο στο πεδίο Σχόλια τότε αυτό θα περιέχεται στο ενημερωτικό μήνυμα που θα λάβει ο αποστολέας όταν θα πάρει αριθμό πρωτοκόλλου το έγγραφο.

     
  3. Από το κουμπάκι Προσθήκη, η διαδρομή για να επιλέξουμε τη Μονάδα που θέλουμε είναι: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης > dataLists > Μονάδες Συστήματος και προσθέτουμε τη Μονάδα που θέλουμε. Με τα πλήκτρα αναζήτησης Ctrl+F μπορούμε γρήγορα να βρούμε το τμήμα που θέλουμε.

     
  4. Ολοκληρώνοντας επιλέγουμε Approve.
  5. Στο επόμενο βήμα, οι διαχειριστές του ΤΠΔ θα λάβουν μήνυμα για να προχωρήσουν σε Καταχώρηση αριθμού πρωτοκόλλου ώστε μετά από αυτήν το έγγραφο να αποσταλεί στις μονάδες που όρισε ο Προϊστάμενος στο προηγούμενο βήμα.

     
  6. Στο παράθυρο που ανοίγει ο διαχειριστής καταχωρεί τον αριθμό πρωτοκόλλου του ΠΑΠΥΡΟΥ. Επίσης, μπορεί να διορθώσει/επιλέξει μονάδα χρέωσης και κοινοποίησης. Ολοκληρώνει επιλέγοντας Εργασία Ολοκληρώθηκε. Το έγγραφο αποστέλετται στις Μονάδες που επιλέχθηκαν.

    Προσθέτοντας κάποιο σχόλιο στο πεδίο Σχόλια τότε αυτό θα περιέχεται στο ενημερωτικό μήνυμα που θα λάβει ο αποστολέας αμέσως μετά την ολοκλήρωση αυτού του βήματος που περιλαμβάνει και τον αριθμό πρωτοκόλλου του εγγράφου.
     
  7. Αν η Μονάδα χρέωσης δεν επισυνάψει κάποιο έγγραφο και ολοκληρώσει τα βήματα αυτής της ροής τότε το πρόσωπο ή η μονάδα που υπέβαλε το αρχικό αίτημα θα λάβει ένα ενημερωτικό μήνυμα με τυχόν σχόλια που πρόσθεσε η μονάδα χρέωσης. 
    Αν η Μονάδα χρέωσης απαντήσει με έγγραφο μέσω της εφαρμογής docs.auth τα βήματα που ακολουθούμε περιγράφονται στην ενότητα 3.
Επισύναψη απάντησης από Τμήμα στο οποίο προωθήθηκε αίτημα από το ΤΠΔ
  1. Οι διαχειριστές του Τμήματος στο οποίο το ΤΠΔ προώθησε αίτημα για διεκπεραίωση λαμβάνουν email προκειμένου να επισυνάψουν την απάντηση στο έγγραφο του αιτούντα. Στο email φαίνεται η αρχική Μονάδα που έστειλε το έγγραφο καθώς και το ίδιο το έγγραφο το οποίο αρχειοθετείται στα Εισερχόμενα του φακέλου Πρωτόκολλο του τμήματος στο οποίο προωθήθηκε.


     
  2. Εφόσον ετοιμαστεί το έγγραφο και φέρει τις απαραίτητες υπογραφές το ανεβάζουμε σε κατάλληλο σημείο (φάκελο) στην εφαρμογή docs.auth.gr. Το σημείο αυτό μπορεί να είναι o φάκελος Εξερχόμενα μέσα στον φάκελο Πρωτόκολλο στον οποίο αρχειοθετούμε τις απαντήσεις στα αιτήματα που λαμβάνουμε μέσω του docs.auth. Ο αριθμός πρωτοκόλλου θα προστεθεί αυτόματα από το σύστημα μόλις αποσταλεί στο ΤΠΔ και είναι ίδιος με αυτόν του εισερχόμενου εγγράφου.

  3. Μετά τη μεταφόρτωση της απάντησης στον φάκελο Εξερχόμενα, ανοίγουμε το αρχικό email που λάβαμε και περιέχει το σύνδεσμο Επισύναψη απάντησης για να επισυνάψουμε το Έγγραφο απάντησης.


     
  4. Στο παράθυρο που εμφανίζεται για την επισύναψη, βλέπουμε τα αρχικά έγγραφα που έστειλε το ΤΠΔ και είναι αυτά που έστειλε ο αιτών. Επιλέγουμε αρχικά Προσθήκη για να προσθέσουμε το έγγραφο απάντησης. Αναζητούμε το συγκεκριμένο έγγραφο ακολουθώντας τη διαδρομή (path) Sites > Τμήμα > documentLibrary > Πρωτόκολλο > Εξερχόμενα. Από το ειδικό σύμβολο (στην εικόνα με τον αριθμό 3) προσθέτουμε το έγγραφο και κάνουμε κλικ στο ΟΚ. Αν θέλουμε να σημειώσουμε κάποιο σχόλιο το οποίο θα δει μόνο το ΤΠΔ γράφουμε στο κατάλληλο πεδίο και κλείνουμε τη ροή από την επιλογή Εργασία Ολοκληρώθηκε. Μετά την ολοκλήρωση στο έγγραφο Απάντησης μας ενημερώνονται τα metadata με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την τρέχουσα ημερομηνία. Ταυτόχρονα, το ΤΠΔ λαμβάνει αυτοματοποιημένα με email το έγγραφο που επισυνάψαμε προκειμένου να το προωθήσει στην αρχική Μονάδα που υπέβαλε το αίτημα.
     
Απάντηση στον αρχικό αιτούντα από το ΤΠΔ με επισύναψη εγγράφου
  1. Όταν η διοικητική μονάδα στην οποία προωθήθηκε το έγγραφο για εξυπηρέτηση ολοκληρώσει τις ενέργειες της (σύμφωνα με το βήμα 2) ο Προϊστάμενος του ΤΠΔ λαμβάνει email για να υπογράψει το έγγραφο αυτό ψηφιακά. Το έγγραφο που λαμβάνει είναι ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ αυτού που έστειλε η μονάδα χρέωσης και έχουν αφαιρεθεί τυχόν ψηφιακές υπογραφές. Επίσης, έχουν προστεθεί αυτόματα από το σύστημα ο αριθμός πρωτοκόλλου του εγγράφου που είναι ίδιος με τον αριθμό πρωτοκόλλου του αντίστοιχου εισερχόμενου και η ημερομηνία πρωτοκόλλησης που είναι η τρέχουσα. H αρχική έκδοση του εγγράφου Απάντησης με τις ψηφιακές υπογραφές είναι προσβάσιμη από το Ιστορικό εκδόσεων του συγκεκριμένου εγγράφου.


     
  2. Επιλέγοντας Ψηφιακή υπογραφή βλέπουμε το έγγραφο απάντηση το οποίο πρέπει να υπογράψουμε ανοίγοντας το μέσω της εφαρμογής docs.auth.


     
  3. Αφού υπογράψουμε θα πρέπει να επιστρέψουμε στο βήμα της ροής που αφορά την ψηφιακή υπογραφή και να επιλέξουμε Εργασία Ολοκληρώθηκε.

     
  4. Στη συνέχεια οι διαχειριστές του ΤΠΔ λαμβάνουν μήνυμα για την Καταχώρηση στοιχείων διεκπεραίωσης στο αρχικό αίτημα.

     
  5. Ολοκληρώνουμε την καταχώρηση των στοιχείων που αφορά την διεκπεραίωση του εγγράφου. Τα απαραίτητα στοιχεία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι:
    - ημερομηνία διεκπεραίωσης
    - τρόπος διεκπεραίωσης
    - χρήστης που διεκπεραίωσεΤ
  6. Με την ολοκλήρωση του παραπάνω βήματος το αρχικό έγγραφο αίτημα  μεταφέρεται στον φάκελο Πρωτόκολλο > Εισερχόμενα > Ολοκληρωμένα. Επίσης, το έγγραφο απάντησης μεταφέρεται στον φάκελο Πρωτόκολλο > Εξερχόμενα > Ολοκληρωμένα. Τα δύο έγγραφα, αρχικό αίτημα και απάντηση, συνδέονται μεταξύ τους στις Ιδιότητες του εγγράφου του αρχικού εγγράφου αιτήματος.




     
 
Με εικόνες