Εξυπηρέτηση αιτήματος μέσω Τμήματος Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης

Οι παρακάτω οδηγίες είναι χρήσιμες για το προσωπικό του Τμήματος Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης (ΤΠΔ) και των υπολοίπων τμημάτων της Διοίκησης που εξυπηρετούν αιτήματα φυσικών προσωπών και Μονάδων του ΑΠΘ μέσω της εφαρμογής docs.auth.gr.

Το ΤΠΔ έχει τις εξής δυνατότητες όταν υποδέχεται ένα έγγραφο μέσω της εφαρμογής docs.auth.gr:

  • να προωθήσει το αίτημα για εξυπηρέτηση σε κάποιο άλλο Τμήμα της Διοίκησης (μπορεί να προωθηθεί ΜΟΝΟ σε ένα Τμήμα γι'αυτό το λόγο κάθε έγγραφο πρέπει να περιέχει ένα αίτημα και να μην είναι πολλαπλό),
  • να κοινοποιήσει το έγγραφο σε όσα Τμήματα της Διοίκησης απαιτείται για γνωστοποίηση,
  • να απαντήσει απευθείας στον αιτούντα με επισύναψη του απαιτούμενου εγγράφου ή παραθέτοντας μόνο σχόλια για το αίτημα,
  • να μην κάνει κάποια ενέργεια και να απορρίψει το αίτημα.

 

Λήψη αιτήματος από το ΤΠΔ και επιλογή μονάδων χρέωσης
  1. Κάθε φορά που ένα φυσικό πρόσωπο ή μία Μονάδα του ΑΠΘ αποστέλλει αίτημα/έγγραφο στο ΤΠΔ για διεκπεραίωση ο Προϊστάμενος στο ΤΠΔ λαμβάνει σχετικό ενημερωτικό email. Το email περιέχει ένα σύνδεσμο για την επιλογή μονάδων χρέωσης και κοινοποίησης του εγγράφου.

     
  2. Στο παράθυρο που ανοίγει μπορούμε να επιλέξουμε αν χρειάζεται:
    - τη Μονάδα χρέωσης που είναι η μονάδα η οποία θα χειριστεί το αίτημα και πιθανόν να απαντήσει με ένα εξερχόμενο έγγραφο. Η Μονάδα χρέωσης μπορεί να είναι μόνο μία.
    - τις Μονάδες Κοινοποίησης όπου θα αποσταλεί το έγγραφο για κοινοποίηση.
    (Αν το αίτημα είναι λάθος επιλέγουμε Reject κι ενημερώνουμε τον αιτούντα). Προσθέτοντας κάποιο σχόλιο στο πεδίο Σχόλια τότε αυτό θα περιέχεται στο ενημερωτικό μήνυμα που θα λάβει ο αποστολέας όταν θα πάρει αριθμό πρωτοκόλλου το έγγραφο.

     
  3. Από το κουμπάκι Προσθήκη, η διαδρομή για να επιλέξουμε τη Μονάδα που θέλουμε είναι: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης > dataLists > Μονάδες Συστήματος και προσθέτουμε τη Μονάδα που θέλουμε. Με τα πλήκτρα αναζήτησης Ctrl+F μπορούμε γρήγορα να βρούμε το τμήμα που θέλουμε.

     
  4. Ολοκληρώνοντας επιλέγουμε Approve.
  5. Στο επόμενο βήμα, οι διαχειριστές του ΤΠΔ θα λάβουν μήνυμα για να προχωρήσουν σε Καταχώρηση αριθμού πρωτοκόλλου ώστε μετά από αυτήν το έγγραφο να αποσταλεί στις μονάδες που όρισε ο Προϊστάμενος στο προηγούμενο βήμα.

     
  6. Στο παράθυρο που ανοίγει ο διαχειριστής καταχωρεί τον αριθμό πρωτοκόλλου του ΠΑΠΥΡΟΥ. Επίσης, μπορεί να διορθώσει/επιλέξει μονάδα χρέωσης και κοινοποίησης. Ολοκληρώνει επιλέγοντας Εργασία Ολοκληρώθηκε. Το έγγραφο αποστέλετται στις Μονάδες που επιλέχθηκαν.

    Προσθέτοντας κάποιο σχόλιο στο πεδίο Σχόλια τότε αυτό θα περιέχεται στο ενημερωτικό μήνυμα που θα λάβει ο αποστολέας αμέσως μετά την ολοκλήρωση αυτού του βήματος που περιλαμβάνει και τον αριθμό πρωτοκόλλου του εγγράφου.
     
  7. Αν η Μονάδα χρέωσης δεν επισυνάψει κάποιο έγγραφο και ολοκληρώσει τα βήματα αυτής της ροής τότε το πρόσωπο ή η μονάδα που υπέβαλε το αρχικό αίτημα θα λάβει ένα ενημερωτικό μήνυμα με τυχόν σχόλια που πρόσθεσε η μονάδα χρέωσης. 
    Αν η Μονάδα χρέωσης απαντήσει με έγγραφο μέσω της εφαρμογής docs.auth τα βήματα που ακολουθούμε περιγράφονται στην ενότητα 3.
Επισύναψη απάντησης από Τμήμα στο οποίο προωθήθηκε αίτημα από το ΤΠΔ
  1. Οι διαχειριστές του Τμήματος στο οποίο το ΤΠΔ προώθησε αίτημα για διεκπεραίωση λαμβάνουν email προκειμένου να επισυνάψουν την απάντηση στο έγγραφο του αιτούντα. Στο email φαίνεται η αρχική Μονάδα που έστειλε το έγγραφο καθώς και το ίδιο το έγγραφο το οποίο αρχειοθετείται στα Εισερχόμενα του φακέλου Πρωτόκολλο του τμήματος στο οποίο προωθήθηκε.


     
  2. Εφόσον ετοιμαστεί το έγγραφο και φέρει τις απαραίτητες υπογραφές καθώς και τον αριθμό πρωτοκόλλου που είχε το αρχικό αίτημα (ώστε να υπάρχει η σύνδεση) το ανεβάζουμε σε κατάλληλο σημείο (φάκελο) στην εφαρμογή docs.auth.gr. Το σημείο αυτό μπορεί να είναι o φάκελος Εξερχόμενα μέσα στον φάκελο Πρωτόκολλο στον οποίο αρχειοθετούμε τις απαντήσεις στα αιτήματα που λαμβάνουμε μέσω του docs.auth.


  3.  
  4. Μετά τη μεταφόρτωση της απάντησης στον φάκελο Εξερχόμενα, ανοίγουμε το αρχικό email που λάβαμε και περιέχει το σύνδεσμο Επισύναψη απάντησης για να επισυνάψουμε το Έγγραφο απάντησης.


     
  5. Στο παράθυρο που εμφανίζεται για την επισύναψη, βλέπουμε τα αρχικά έγγραφα που έστειλε το ΤΠΔ και είναι αυτά που έστειλε ο αιτών. Επιλέγουμε αρχικά Προσθήκη για να προσθέσουμε το έγγραφο απάντησης. Αναζητούμε το συγκεκριμένο έγγραφο ακολουθώντας τη διαδρομή (path) Sites > Τμήμα > documentLibrary > Πρωτόκολλο > Εξερχόμενα. Από το ειδικό σύμβολο (στην εικόνα με τον αριθμό 3) προσθέτουμε το έγγραφο και κάνουμε κλικ στο ΟΚ. Αν θέλουμε να σημειώσουμε κάποιο σχόλιο το οποίο θα δει μόνο το ΤΠΔ γράφουμε στο κατάλληλο πεδίο και κλείνουμε τη ροή από την επιλογή Εργασία Ολοκληρώθηκε. Μετά την ολοκλήρωση το ΤΠΔ λαμβάνει αυτοματοποιημένα με email το έγγραφο που επισυνάψαμε προκειμένου να το προωθήσει στην αρχική Μονάδα που υπέβαλε το αίτημα. Ταυτόχρονα, το ίδιο έγγραφο προστίθεται ως συνημμένο στο αρχικό έγγραφο που λάβαμε από το ΤΠΔ και αυτό φαίνεται στις Ιδιότητες του αρχικού εγγράφου.
     
Απάντηση στον αρχικό αιτούντα από το ΤΠΔ με επισύναψη εγγράφου
  1. Όταν το τμήμα Διοίκησης στο οποίο προωθήθηκε το έγγραφο για εξυπηρέτηση ολοκληρώσει τις ενέργειες του (σύμφωνα με το βήμα 2) ο διαχειριστής στο ΤΠΔ λαμβάνει email το οποίο περιέχει κατάλληλο σύνδεσμο για να απαντήσει στον αρχικό αιτούντα με τα έγγραφα που έστειλε το τμήμα που εξυπηρέτησε το αίτημα. Το μήνυμα περιέχει επιπλέον σύνδεσμο για την προβολή του απαντητικού εγγράφου. Επιπλέον, το απαντητικό έγγραφο βρίσκεται μέσα στον φάκελο Πρωτόκολλο > Εισερχόμενα του ΤΠΔ.


     
  2. Αφού ανοίξουμε το σύνδεσμο μπορούμε να δούμε τα έγγραφα που έστειλε αρχικά ο αιτών καθώς και το έγγραφο απάντησης από το Τμήμα στο οποίο προωθήθηκε για εξυπηρέτηση. Μπορούμε να σημειώσουμε κάποια σχόλια τα οποία θα δει ο αιτών όταν ενημερωθεί για την εξυπηρέτηση του. Επιλέγουμε Εργασία Ολοκληρώθηκε για να κλείσει η ροή και να ενημερωθεί ο αιτών.
 
Με εικόνες