Εξυπηρέτηση αιτήματος μέσω Τμήματος Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης

Οι παρακάτω οδηγίες είναι χρήσιμες για το προσωπικό του Τμήματος Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης (ΤΠΔ) και των υπολοίπων τμημάτων της Διοίκησης που εξυπηρετούν αιτήματα φυσικών προσωπών και Μονάδων του ΑΠΘ που υποβάλλονται μέσω της εφαρμογής docs.auth.gr.

Το ΤΠΔ έχει τις εξής δυνατότητες όταν υποδέχεται ένα έγγραφο μέσω της εφαρμογής docs.auth.gr:

  • να προωθήσει το αίτημα για εξυπηρέτηση σε κάποιο άλλο Τμήμα της Διοίκησης (μπορεί να προωθηθεί ΜΟΝΟ σε ένα Τμήμα γι'αυτό το λόγο κάθε έγγραφο πρέπει να περιέχει ένα αίτημα και να μην είναι πολλαπλό),
  • να κοινοποιήσει το έγγραφο σε όσα Τμήματα της Διοίκησης απαιτείται για γνωστοποίηση,
  • να απαντήσει απευθείας στον αιτούντα με επισύναψη του απαιτούμενου εγγράφου ή παραθέτοντας μόνο σχόλια για το αίτημα,
  • να μην κάνει κάποια ενέργεια και να απορρίψει το αίτημα.

 

Λήψη αιτήματος από το ΤΠΔ και προώθηση σε άλλο τμήμα
  1. Κάθε φορά που ένα φυσικό πρόσωπο ή μια Μονάδα του ΑΠΘ αποστέλλει αίτημα/έγγραφο στο ΤΠΔ για διεκπεραίωση ο διαχειριστής στο ΤΠΔ λαμβάνει σχετικό ενημερωτικό email. Το email περιέχει ένα σύνδεσμο για την απόδοση στο έγγραφο αριθμού πρωτοκόλλου καθώς και την προώθηση του (εφόσον απαιτείται) σε κάποιο τμήμα της Διοίκησης για διεκπεραίωση.

     
  2. Επιλέγοντας Καταχώρηση αριθμού πρωτοκόλλου και προώθηση εμφανίζεται παράθυρο με τις εξής δυνατότητες:
    • Απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου στο έγγραφο (σύμφωνα με το πρωτόκολλο του ΤΠΔ). Αποδίδοντας αριθμό ο αρχικός αιτών θα λάβει ενημερωτικό email που θα περιέχει τον αριθμό πρωτοκόλλου που έλαβε το αίτημά του από το ΤΠΔ.
    • Προώθηση του εγγράφου σε άλλο Τμήμα για εξυπηρέτηση
    • Κοινοποίηση του εγγράφου σε κάποια/α Τμήμα/τα της Διοίκησης (υπάρχει δυνατότητα πολλαπλής επιλογής). Το Τμήμα που επιλέχθηκε θα λάβει ενημερωτικό email από όπου έχει πρόσβαση στο έγγραφο που του κοινοποιήθηκε.


    Αφού ολοκληρώσουμε τη συμπλήρωση των απαραίτητων πεδίων επιλέγουμε Approve για να προχωρήσει στο επόμενο βήμα η ροής της εξυπηρέτησης που είναι η προώθησή του αιτήματος στο κατάλληλο Τμήμα (και προαιρετικά η κοινοποίησή του). Στην περίπτωση που δεν απαιτείται προώθηση σε άλλο Τμήμα τότε δεν χρειάζεται να επιλεχθεί η Προώθηση. Στην περίπτωση αυτή η ροή θα ολοκληρωθεί με το Βήμα 3 αυτού του οδηγού επισυνάπτοντας το έγγραφο απάντησης. Εναλλακτικά, μπορούμε να επιλέξουμε Reject εφόσον το αίτημα δεν θα λάβει αριθμό πρωτοκόλλου και δε θα προωθηθεί σε άλλο Τμήμα.
    Οτιδήποτε προσθέσουμε στο πεδίο Σχόλια θα το λάβει ο αρχικός αιτών.

Επισύναψη απάντησης από Τμήμα στο οποίο προωθήθηκε αίτημα από το ΤΠΔ
  1. Οι διαχειριστές του Τμήματος στο οποίο το ΤΠΔ προώθησε αίτημα για διεκπεραίωση λαμβάνουν email προκειμένου να επισυνάψουν την απάντηση στο έγγραφο του αιτούντα. Στο email φαίνεται η αρχική Μονάδα που έστειλε το έγγραφο καθώς και το ίδιο το έγγραφο το οποίο αρχειοθετείται στα Εισερχόμενα του φακέλου Πρωτόκολλο του τμήματος στο οποίο προωθήθηκε.

     
  2. Εφόσον ετοιμαστεί το έγγραφο και φέρει τις απαραίτητες υπογραφές καθώς και τον αριθμό πρωτοκόλλου που είχε το αρχικό αίτημα (ώστε να υπάρχει η σύνδεση) το ανεβάζουμε σε κατάλληλο σημείο (φάκελο) στην εφαρμογή docs.auth.gr. Το σημείο αυτό μπορεί να είναι o φάκελος Εξερχόμενα μέσα στον φάκελο Πρωτόκολλο στον οποίο αρχειοθετούμε τις απαντήσεις στα αιτήματα που λαμβάνουμε μέσω του docs.auth.


     
  3. Μετά τη μεταφόρτωση της απάντησης στον φάκελο Εξερχόμενα, ανοίγουμε το αρχικό email που λάβαμε και περιέχει το σύνδεσμο Επισύναψη απάντησης για να επισυνάψουμε το Έγγραφο απάντησης.


     
  4. Στο παράθυρο που εμφανίζεται για την επισύναψη, βλέπουμε τα αρχικά έγγραφα που έστειλε το ΤΠΔ και είναι αυτά που έστειλε ο αιτών. Επιλέγουμε αρχικά Προσθήκη για να προσθέσουμε το έγγραφο απάντησης. Αναζητούμε το συγκεκριμένο έγγραφο ακολουθώντας τη διαδρομή (path) Sites > Τμήμα > documentLibrary > Πρωτόκολλο > Εξερχόμενα. Από το ειδικό σύμβολο (στην εικόνα με τον αριθμό 3) προσθέτουμε το έγγραφο και κάνουμε κλικ στο ΟΚ. Αν θέλουμε να σημειώσουμε κάποιο σχόλιο το οποίο θα δει μόνο το ΤΠΔ γράφουμε στο κατάλληλο πεδίο και κλείνουμε τη ροή από την επιλογή Εργασία Ολοκληρώθηκε.
     
Απάντηση στον αρχικό αιτούντα από το ΤΠΔ με επισύναψη εγγράφου
  1. Όταν το τμήμα Διοίκησης στο οποίο προωθήθηκε το έγγραφο για εξυπηρέτηση ολοκληρώσει τις ενέργειες του (σύμφωνα με το βήμα 2) ο διαχειριστής στο ΤΠΔ λαμβάνει email το οποίο περιέχει κατάλληλο σύνδεσμο για να απαντήσει στον αρχικό αιτούντα με τα έγγραφα που έστειλε το τμήμα που εξυπηρέτησε το αίτημα. Το μήνυμα περιέχει επιπλέον σύνδεσμο για την προβολή του απαντητικού εγγράφου. Επιπλέον, το απαντητικό έγγραφο βρίσκεται μέσα στον φάκελο Πρωτόκολλο > Εισερχόμενα του ΤΠΔ.


     
  2. Αφού ανοίξουμε το σύνδεσμο μπορούμε να δούμε τα έγγραφα που έστειλε αρχικά ο αιτών καθώς και το έγγραφο απάντησης από το Τμήμα στο οποίο προωθήθηκε για εξυπηρέτηση. Μπορούμε να σημειώσουμε κάποια σχόλια τα οποία θα δει ο αιτών όταν ενημερωθεί για την εξυπηρέτηση του. Επιλέγουμε Εργασία Ολοκληρώθηκε για να κλείσει η ροή και να ενημερωθεί ο αιτών.
 
Με εικόνες