Εξυπηρέτηση ηλεκτρονικών αιτημάτων προσωπικού μέσω της εφαρμογής docs.auth.gr

Η αποστολή αιτημάτων του προσωπικού του τμήματος προς τη Γραμματεία του τμήματος μπορεί να γίνεται με χρήση της νέας υπηρεσίας Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων ΑΠΘ – docs.auth.
Ακολουθεί η περιγραφή της διαδικασίας εξυπηρέτησης ενός αιτήματος από το προσωπικό του τμήματος προς τη γραμματεία του τμήματός του μέσω της εφαρμογής docs.auth.

Ένα μέλος της Μονάδας μας μπορεί να αποστείλει ένα αίτημα στη γραμματεία μέσω της εφαρμογής docs.auth.gr επιλέγοντας τη διαδικασία Αίτημα προς τη Μονάδα μου από τις διαθέσιμες διαδικασίες. Το αίτημα αυτό είτε μπορεί να εξυπηρετηθεί από την γραμματεία η οποία θα απαντήσει μέσω της εφαρμογής docs.auth με  απαντητικό έγγραφο είτε μπορεί να προωθηθεί μέσω της εφαρμογής σε ανώτερη Μονάδα για τις απαιτούμενες ενέργειες. Όταν αποστέλλεται ένα αίτημα προς την γραμματεία της Μονάδας καθένας που έχει δικαιώματα διαχειριστή στην εφαρμογή docs.auth για τη συγκεκριμένη μονάδα (συνήθως μέλη της γραμματείας) λαμβάνει ένα προσωπικό ενημερωτικό email με θέμα «docs.auth.gr - Σας έχει ανατεθεί μια εργασία». Ο διαχειριστής θα πρέπει να ακολουθήσει τις οδηγίες του μηνύματος το οποίο τον καλεί να ολοκληρώσει ενέργειες που αφορούν σε πρωτοκόλληση του αιτήματος. Ωστόσο ο διαχειριστής έχει την επιλογή, εφόσον δεν απαιτείται, να παραλάβει το αίτημα χωρίς να του βάλει αριθμό πρωτοκόλλου.

Ακολουθούμε το σύνδεσμο Λεπτομέρειες εργασίας

Στο παράθυρο που εμφανίζεται έχουμε την επιλογή να συμπληρώσουμε τον αριθμό πρωτοκόλλου (2) που δώσαμε στο αίτημα ακολουθώντας τις εσωτερικές διοικητικές διαδικασίες της Μονάδας. Αν δε θέλουμε να συμπληρώσουμε αριθμό πρωτοκόλλου επιλέγουμε κατάλληλα το κουτάκι για απενεργοποίηση πρωτοκόλλησης (1).

Ολοκληρώνουμε επιλέγοντας Approve.
Αν έχουμε δώσει αριθμό πρωτοκόλλου, ο αιτών και πάλι παραλαμβάνει email που περιέχει τον αριθμό πρωτοκόλλου που έλαβε το αίτημά του καθώς και τυχόν σχόλια που έχουμε συμπληρώσει στο παραπάνω βήμα. Στην περίπτωση που έχουμε προσθέσει μόνο σχόλια και δεν έχουμε βάλει αριθμό πρωτοκόλλου, το σύστημα ειδοποιεί τον αιτούντα ενημερώνοντας τον  με τα σχόλια αυτά. Αντίθετα, αν δεν έχουμε δώσει αριθμό πρωτοκόλλου και ταυτόχρονα δεν έχουμε σημειώσει κανένα σχόλιο στο πεδίο «Σχόλια» ο αιτών δε λαμβάνει καμία ενημέρωση μέσω του συστήματος για την εξέλιξη του αιτήματός του αν και η εργασία από τον διαχειριστή γραμματείας συνεχίζεται.

   

Στο επόμενο βήμα θα λάβουμε ένα email με θέμα «docs.auth.gr - Σας έχει ανατεθεί μια εργασία» προκειμένου να επισυνάψουμε το απαντητικό έγγραφο στο αίτημα του μέλους της Μονάδας όταν αυτό θα είναι έτοιμο και να το στείλουμε μέσω της εφαρμογής. Πριν προχωρήσουμε θα πρέπει να έχουμε ανεβάσει το απαντητικό έγγραφο στην κατάλληλη τοποθεσία π.χ. στον χώρο της Μονάδας Πρωτόκολλο/Εξερχόμενα.

Ακολουθούμε το σύνδεσμο για να ανεβάσουμε το έγγραφο της απάντησης στην αίτηση και να ολοκληρώσουμε την εργασία. Μπορούμε να μην προσθέσουμε απαντητικό έγγραφο, απλώς να σημειώσουμε κάποια σχόλια στο αντίστοιχο πεδίο και να πατήσουμε Εργασία Ολοκληρώθηκε. Σε αυτήν την περίπτωση ο αιτών θα λάβει email που θα περιέχει τα σχόλια μας.

Για να εντοπίσουμε το αρχείο που θέλουμε να επισυνάψουμε στην Προσθήκη επιλέγουμε Sites και αναζητούμε τη Μονάδα μας μέσα στη λίστα με τις διαθέσιμες μονάδες.

Το αρχείο βρίσκεται στη διαδρομή Μονάδα μας-> documentLibrary ->Πρωτόκολλο->Εξερχόμενα αν τοποθετήσαμε το απαντητικό έγγραφο στα Εξερχόμενα του φακέλου Πρωτόκολλο. Αφού το εντοπίσουμε το προσθέτουμε πατώντας το σύμβολο

Ολοκληρώνοντας με την επισύναψη του αρχείου, αν θέλουμε σημειώνουμε κάποια σχόλια και επιλέγουμε Εργασία Ολοκληρώθηκε.

 
Με εικόνες