Διαχείριση φακέλων και εγγράφων

Από το Dashboard του χώρου (ιστοχώρος) της μονάδας μας επιλέγουμε Έγγραφα ώστε να προβάλουμε τα περιεχόμενα του χώρου.

Στη σελίδα Έγγραφα βλέπουμε τη δομή των περιεχομένων. Δύο είναι οι κύριοι κατάλογοι αρχείων:
i. Κοινοποιήσεις – περιλαμβάνει τα έγγραφα που είναι κοινοποιήσεις σε όλους τους χρήστες τη μονάδας και εδώ έχουν πρόσβαση όλοι οι χρήστες της μονάδας
ii. Πρωτόκολλο – περιλαμβάνει τα έγγραφα της γραμματείας της μονάδας (εισερχόμενα, εξερχόμενα). Η πρόσβαση εδώ επιτρέπεται μόνο στα μέλη της γραμματείας της μονάδας.
Μπορούμε να περιηγηθούμε μέσα σε κάθε κατάλογο για να δούμε τα έγγραφά του.

Δημιουργία φακέλων

Για να οργανώσουμε καλύτερα τα έγγραφά μας μερικές φορές είναι απαραίτητο να δημιουργήσουμε φακέλους. Για τη δημιουργία φακέλου, στην προβολή Έγγραφα του Dashboard επιλέγουμε Δημιουργία > Φάκελος, δίνουμε το επιθυμητό όνομα στον φάκελο, π.χ. Φοιτητικά, κι επιλέγουμε Αποθήκευση.

Ορισμός δικαιωμάτων χρηστών σε φάκελο
  1. Εάν επιθυμούμε να ορίσουμε δικαιώματα πρόσβασης στα περιεχόμενα ενός φακέλου μόνο σε συγκεκριμένους χρήστες, θα πρέπει να επιλέξουμε Προβολή Λεπτομερειών στο μενού δεξιά του εν λόγω φακέλου.


     
  2. Μεταφερόμαστε στη παράγραφο των Δικαιωμάτων κάτω δεξιά της οθόνης μας και κάνουμε κλικ στο εικονίδιο με το κλειδάκι.


     
  3. Αποεπιλέγουμε το check box ώστε να μη μεταβιβάζονται τα δικαιώματα του ιστοχώρου και στο φάκελο μας που θέλουμε να ορίσουμε διαφορετικά δικαιώματα.


     
  4. Πατώντας το κουμπί Προσθήκη Χρήστη/Ομάδας, μπορούμε να προσθέσουμε μόνο τον/τους χρήστες που επιθυμούμε να έχουν πρόσβαση στα περιεχόμενα του φακέλου καθώς και να ορίσουμε το ρόλο του καθενός στο φάκελο.



    Οι διαθέσιμοι ρόλοι περιγράφονται αναλυτικά στην παράγραφο Προβολή ιστοχώρου
 
Με εικόνες