Αρχειοθέτηση μηνυμάτων με Outlook 2010

Προσοχή: Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων λειτουργεί όταν έχει περάσει κάποιο χρονικό διάστημα από την ημερομηνία που εγκαταστήσαμε στο Outlook το λογαριασμό email. Αν π.χ. θέλουμε να ρυθμίσουμε να αρχειοθετούνται τα μηνύματα που είναι 6 μήνες παλαιότερα τότε πρέπει να έχουν περάσει τουλάχιστον 6 μήνες από τη μέρα που εγκαταστήσαμε το λογαριασμό μας στο Outlook.

Η παρακάτω διαδικασία είναι για αρχειοθέτηση μια μόνο φορά. Δείτε στο Βήμα 6 για αυτόματη αρχειοθέτηση.
Επιλέγουμε την καρτέλα “File/Αρχείο”, έπειτα πατάμε το κουμπί Cleanup Tools/Εργαλεία Εκκαθάρισης και επιλέγουμε Archive/Αρχειοθέτηση.

Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί επιλέγουμε τον φάκελο του e-mail που θέλουμε να αρχειοθετήσουμε και στο πεδίο “Archive items older than/Αρχειοθέτηση όλων των στοιχείων πριν από” επιλέγουμε την ημερομηνία μέχρι την οποία θα αρχειοθετήσουμε τα e-mail μας.

Πατάμε Browse/Αναζήτηση και επιλέγουμε που θέλουμε να αποθηκευτεί το αρχείο της αρχειοθέτησης των μηνυμάτων και πατάμε ΟΚ.

Τέλος πατάμε ΟΚ.


Προσοχή! Η παραπάνω διαδικασία είναι για αρχειοθέτηση μια μόνο φορά.
 

Εναλλακτικά,  για αυτόματη αρχειοθέτηση,  στην καρτέλα “Folder/Φάκελος” επιλέγουμε AutoArchive Settings/Ρυθμ. Αυτ. Αρχ.

Έπειτα επιλέγουμε Archive items in this folder using the default settings/Αρχειοθέτηση στοιχείων με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις  και πατάμε Default Archive Settings/ Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις αρχειοθέτησης.

Επιλέγουμε Run AutoArchive every/ Εκτέλεση Αυτόματη Αχρχειοθέτηση κάθε και επιλέγουμε κάθε πόσες μέρες θα γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση. Στο πεδίο “Clean out items older than/ Εκκαθάριση στοιχείων παλαιότερων από ” επιλέγουμε ποια e-mail επιθυμούμε να αρχειοθετούνται. Πατάμε Browse/ Αναζήτηση για να επιλέξουμε τον φάκελο που θέλουμε να αποθηκεύεται το αρχείο της αρχειοθέτησης.

Τέλος, πατάμε ΟΚ.

Επιλέγουμε Αρχειοθήκες/ Archives, για να δούμε τα αρχειοθετημένα e-mail μας.


 

Μπορούμε να εισάγουμε το αρχείο με τα αρχειοθετημένα e-mail επιλέγοντας Αρχείο/ File-> Άνοιγμα/ Open -> Άνοιγμα Αρχείου Δεδομένων του Outlook/ Open Outlook Data Files και επιλέγουμε το αρχείο με τα αρχειοθετημένα e-mail.

 
Με εικόνες